Na co można wydać dotację z urzędu pracy? Zasady i lista wydatków (nie tylko) dla branży online

Na co można przeznaczyć dotację z urzędu pracy? To jedno z najczęściej zadawanych pytań przez osoby planujące założenie własnej firmy. I trudno się dziwić. W końcu jeszcze przed złożeniem wniosku trzeba przygotować specyfikację wydatków, czyli dokładną listę rzeczy, które chcesz kupić z otrzymanych środków.

Tylko tutaj zaczynają się schody. Bo chociaż dofinansowanie na rozpoczęcie działalności gospodarczej ma pomóc Ci wystartować z własnym biznesem, to każdy urząd pracy ma własne zasady dotyczące wydatkowania środków. To, co bez problemu przejdzie w jednym PUP-ie, w innym może zostać całkowicie odrzucone. Przekonałam się o tym na własnej skórze. Dlatego dziś przechodzimy do konkretów. Dowiesz się więc m.in.:

• na co ja wydałam swoje 25 000 zł jako wirtualna asystentka;
• na co można wydać dotację z PUP, a co na pewno nie przejdzie;
• jakie pułapki i limity czekają na Ciebie w regulaminach urzędów pracy.

I uwierz mi. Czasem bardziej opłaca się przeczytać regulamin trzy razy, niż później pisać dodatkowe 10-stronicowe wyjaśnienia do wniosku. To co, zaczynamy?

SPIS TREŚCI:

1. Co to jest specyfikacja wydatków i dlaczego jest tak ważna?
2. Najczęstsze błędy w specyfikacji wydatków – jak ich uniknąć przy ubieganiu się o dofinansowanie z PUP?
3. Na co można wydać dotację z urzędu pracy, czyli ogólne zasady i regulaminy powiatowych urzędów pracy
4. Na co nie można przeznaczyć dotacji z PUP?
5. Moja lista wydatków z dotacji na rozpoczęcie działalności gospodarczej – przykład dla freelancera i osoby pracującej online
6. Na co można przeznaczyć dofinansowanie z urzędu pracy – podsumowanie
7. FAQ – najczęstsze pytania o wydatki z dotacji PUP

Co to jest specyfikacja wydatków i dlaczego jest tak ważna?

Specyfikacja wydatków to tabela (lub kilka tabel, w zależności od urzędu), w której szczegółowo wskazujesz:

• co chcesz kupić za pieniądze z dotacji;
• ile mają kosztować poszczególne rzeczy;
• które wydatki zostaną sfinansowane z przyznanych środków, a które z wkładu własnego.

To jedna z najważniejszych części wniosku o dofinansowanie z urzędu pracy na podjęcie działalności gospodarczej. Na podstawie tej tabeli, do której sporządzasz również uzasadnienie poszczególnych kosztów, urząd pracy ocenia, czy planowane zakupy są zasadne i rzeczywiście potrzebne do prowadzenia firmy.

Co więcej, po otrzymaniu dotacji musisz rozliczyć wszystkie zakupy w ramach otrzymanego dofinansowania właśnie na podstawie specyfikacji wydatków. Dlatego warto poświęcić jej dużo uwagi i dobrze przemyśleć każdy wpisany koszt.

Najczęstsze błędy w specyfikacji wydatków – jak ich uniknąć przy ubieganiu się o dofinansowanie z PUP?

Zanim zaczniesz wpisywać wymarzone sprzęty do tabeli, weź pod uwagę kilka zasad. To nie są tylko suche reguły z regulaminów. To praktyczne wskazówki oparte na moich doświadczeniach, rozmowach z pracownikami z konkretnych urzędów pracy oraz wywiadach z przedsiębiorcami. Znajdziesz je w moim e-booku o dofinansowaniu z urzędu pracy. Wykorzystaj tę wiedzę, by uratować swój wniosek o dotację z PUP przed odrzuceniem oraz uniknąć błędów, które mogą Cię słono kosztować.

• Ceny brutto to podstawa
  Nawet jeśli planujesz być czynnym podatnikiem VAT, w specyfikacji operuj kwotami brutto (chyba że regulamin Twojego PUP wyraźnie mówi o cenach netto, ale to rzadkość).
  
  
• Nie przekraczaj limitu dotacji
  Suma wszystkich wydatków nie może być większa niż kwota dotacji ogłoszona w Twoim urzędzie pracy. W części placówek grozi to natychmiastowym odrzuceniem Twojego wniosku. Bez względu na jego pozostałą zawartość.
  
  
• Uważaj na zakupy zagraniczne i rzeczy używanych
  Większość urzędów nie patrzy przychylnie na zakupy od rodziny, znajomych czy spoza terytorium Polski. Jeśli planujesz zakup używanego sprzętu, przygotuj się na dodatkowe formalności, np. opinię rzeczoznawcy, której koszty poniesiesz Ty.
  
  
• Pytaj o tolerancję cenową
  Dowiedz się, co się stanie, jeśli w dniu zakupu laptop czy inny przedmiot okaże się droższy niż we wniosku. W moim urzędzie dopuszczano 10% różnicy. Powyżej tego progu musiałam już pisać prośbę o wyrażenie zgody na droższy zakup.
  
  
• Celowość zakupów i spójność z biznesplanem
  Każdy przedmiot w tabeli musi mieć jasny związek z Twoim przyszłym biznesem. Jeśli planujesz prowadzenie działalności online, w specyfikacji mogą pojawić się np. koszty wykonania strony internetowej, hostingu, domeny czy oprogramowania. Oczywiście pod warunkiem, że dany urząd pracy akceptuje takie wydatki. Zwróć też uwagę, że o ile zakup standardowego laptopa zazwyczaj nie wymaga długich wyjaśnień, o tyle profesjonalny aparat fotograficzny czy bardzo drogi komputer mogą zostać zakwestionowane. Twoim zadaniem jest udowodnić, że nie są to zachcianki, ale niezbędne elementy Twojego warsztatu pracy.

Chcesz dowiedzieć się, na co jeszcze zwrócić uwagę i jak ustrzec się przed różnymi potknięciami? Zajrzyj do artykułu Najczęstsze błędy we wniosku o dotację z PUP, przez które możesz stracić pieniądze na założenie firmy.

Jak uzasadnić drogi lub specjalistyczny sprzęt we wniosku o dotację z urzędu pracy?

Pamiętaj więc, że każdy wydatek musisz solidnie uzasadnić. Tym bardziej, jeśli potrzebujesz sprzętu o parametrach wykraczających poza standardowe potrzeby biurowe. 

Przykład? Wyjaśnij, że w przypadku laptopa mocna karta graficzna nie służy do rozrywki, ale jest niezbędna do renderowania filmów 4K dla Twoich klientów. Zaś duża ilość pamięci RAM pozwala na bezawaryjną pracę w kilku zaawansowanych programach jednocześnie.

Urzędnik musi zrozumieć, że bez konkretnych parametrów danego urządzenia Twój biznes po prostu nie będzie konkurencyjny lub nie zdołasz zrealizować usług, które wskazujesz w biznesplanie. Im bardziej specjalistyczny czy droższy wydatek, tym więcej argumentów i wyjaśnień warto przedstawić w uzasadnieniu.

Na co można wydać dotację z urzędu pracy, czyli ogólne zasady i regulaminy powiatowych urzędów pracy

Główna zasada teoretycznie jest prosta. Dotację możesz przeznaczyć na wszystko, co jest niezbędne do uruchomienia oraz prowadzenia Twojej firmy. I co potrafisz przekonująco uzasadnić. W praktyce jednak ograniczają Cię regulaminy poszczególnych urzędów pracy, które w tym zakresie potrafią bardzo się różnić.

Jeden urząd bez mrugnięcia okiem sfinansuje Ci nowoczesny aparat fotograficzny czy drogie kursy online, podczas gdy inny może uznać te wydatki za zbędne luksusy. Zanim zaczniesz marzyć o konkretnym modelu komputera, musisz dokładnie sprawdzić, czy Twój lokalny PUP nie wyklucza danej kategorii zakupów lub nie narzuca maksymalnej kwoty, jaką możesz na nie przeznaczyć.

Co często budzi kontrowersje i różnice w podejściu urzędów?

• Laptop i sprzęt komputerowy – urzędy często narzucają sztywne limity kwotowe, których nie możesz przekroczyć.
• Szkolenia i kursy – mój urząd uznał, że powinnam być gotowa do pracy w dniu startu firmy, więc nie chciał sfinansować mi szkoleń czy branżowych książek, ale niektóre PUP-y są jednak w tej kwestii bardziej otwarte.
• Programy i subskrypcje – bywa, że urzędy nie akceptują płatności abonamentowych, wymagając licencji wieczystych.
• Meble biurowe – część urzędów (w tym właśnie ten, gdzie ja uzyskałam dofinansowanie) uważa, że domowe biuro trzeba umeblować samodzielnie.
• Materiały eksploatacyjne – tusze, papier czy zeszyty to dla wielu urzędników wydatki nietrwałe, których nie chcą finansować.

Wniosek? Zanim wypełnisz tabelę, przeczytaj regulamin swojego urzędu od deski do deski. To tam znajdziesz odpowiedzi na większość swoich wątpliwości. Pozostałe zaś powinna rozwiać rozmowa z urzędnikiem odpowiedzialnym w Twoim PUP-ie za dofinansowania na prowadzenie działalności gospodarczej.

Na co nie można przeznaczyć dotacji z PUP?

• Bieżące opłaty firmowe – ZUS, podatki, składki ubezpieczeniowe,
• Koszty utrzymania – czynsz, woda, prąd.
• Wynagrodzenia pracowników – dotacja nie służy do finansowania zatrudnienia.
• Koszty transportu zakupionych rzeczy czy przewóz zakupionego sprzętu do firmy.
• Wkład własny do kredytów i leasingów – dotacja nie może być wkładem do innych form finansowania.
• Zakup alkoholu, papierosów, broni, zwierząt.
• Kupno akcji, obligacji, udziałów w spółkach.

Są wydatki, których nie sfinansuje żaden urząd pracy w Polsce, niezależnie od własnego regulaminu. Jednak w wytycznych znajdziesz dodatkowe zasady, które wyraźnie mówią, na co nie możesz przeznaczyć dotacji w danym PUP-ie. A jeśli nadal coś jest dla Ciebie niejasne, to już wiesz, co robić. Dzwoń do urzędu i dopytaj o szczegóły

Moja lista wydatków z dotacji na rozpoczęcie działalności gospodarczej – przykład dla freelancera i osoby pracującej online

Poniżej znajdziesz skrócony przegląd tego, co sama kupiłam za pieniądze z dotacji. W biznesie online startowałam jako wirtualna asystentka i copywriterka, więc moje zakupy to uniwersalna lista dla każdego, kto planuje zarabiać przed ekranem komputera.

Sprzęt i akcesoria:

• wydajny laptop z dużym ekranem;
• telefon komórkowy;
• tablet graficzny;
• urządzenie wielofunkcyjne (drukarka, skaner, kserokopiarka);
• aparat fotograficzny;
• czytnik e-booków;
• słuchawki bezprzewodowe;
• dysk zewnętrzny, pendrive’y, karty pamięci;
• niszczarka do dokumentów.

To właśnie na tej kategorii wydatków urzędy pracy najczęściej nakładają limity.

Materiały biurowe (trwałe):

• segregatory, teczki, pojemniki na dokumenty;
• zamykana szuflada na dokumenty;
• listwa zasilająca;
• różnego rodzaju kable (m.in. HDMI, USB magnetyczny oraz przejściówki;
• dziurkacz, zszywacz itp.

Oprogramowanie:

• system operacyjny Windows;
• programy graficzne: Adobe Photoshop, Canva Pro, pakiet Affinity Photo, Designer, Publisher (w 2021 r. był niezależnym narzędziem w grafice komputerowej);
• program do fakturowania i prowadzenia księgowości wFirma;
• pakiet wzorów umów dla wirtualnej asystentki.

Moja ostateczna lista zakupów miała aż 58 pozycji. Dlaczego tak dużo? Ponieważ mój urząd pracy wprowadził limity na część najważniejszych dla mnie sprzętów, m.in. na laptop, tablet graficzny czy aparat fotograficzny.

Chciałam jednak wykorzystać pełną kwotę dotacji, dlatego musiałam kilkukrotnie przebudowywać specyfikację wydatków, szukać nowych pomysłów oraz dopasowywać zakupy do wymagań urzędu. Spędziłam długie godziny na analizowaniu ofert, porównywaniu parametrów sprzętu, rozmowach z urzędnikami i pisaniu dodatkowych wyjaśnień. Część rzeczy ostatecznie kupiłam, dopłacając z własnych pieniędzy, bo urząd pracy nie zgodził się na pełne finansowanie wybranych przeze mnie modeli.

A to nie były jedyne komplikacje po drodze. Sporo stresu kosztował mnie również temat poręczycieli i zabezpieczenia dotacji, o czym przeczytasz w artykule Poręczenie i zabezpieczenie dotacji z urzędu pracy – co musisz wiedzieć, zanim złożysz wniosek.

Na co można przeznaczyć dofinansowanie z urzędu pracy – podsumowanie

Pytanie „na co można wydać dotację z urzędu pracy?” nie ma jednej, prostej odpowiedzi. Mamy ogólne zasady, które obowiązują wszędzie, i szczegółowe regulaminy, które różnią się w każdym PUP-ie. Dlatego w przypadku ubiegania się o dotację powtarzam zawsze: Czytaj regulamin swojego urzędu dokładnie i pytaj urzędników o wszystko, co nie jest jednoznacznie opisane.

Pamiętaj też, że specyfikacja wydatków to nie tylko formalność. To jeden z najważniejszych elementów wniosku, który decyduje o tym, ile dostaniesz środków z dotacji i na co. Warto poświęcić jej tyle czasu, ile potrzeba, bo dobrze przygotowana specyfikacja to mniej niespodzianek i mniej stresu po drodze.

Chcesz:

• poznać moją pełną listę wydatków i dodatkowe pomysły, na co jeszcze można wydać dofinansowanie z urzędu pracy;
• dowiedzieć się, które zakupy urząd pracy zakwestionował oraz dlaczego;
• przekonać się, jak wyglądały moje pisma i dodatkowe wyjaśnienia, a także jakie błędy popełniłam podczas przygotowywania specyfikacji?

Zajrzyj do mojego e-booka Jak otrzymać dofinansowanie z urzędu pracy na otwarcie własnej firmy i rozwinąć skrzydła. Zobaczysz w nim cały proces od kulis – od pomysłu, przez wniosek, odwołania, aż po rozliczenie zakupów. Znajdziesz też mnóstwo konkretnych przykładów, wskazówek i lifehacków, dzięki którym Twoje szanse na finansowe wsparcie na start własnej firmy poszybują w górę. Nie wiesz, czy to kompendium wiedzy jest dla Ciebie? Kliknij tutaj, pobierz fragment e-booka i sprawdź, co możesz zyskać, nic nie tracąc!

Pozdrawiam ciepło
Magda

Magdalena Kotara – specjalistka od widoczności w Google, strateg treści, copywriterka SEO

Pomagam markom osobistym oraz firmom zaplanować komunikację i pisać o sobie prosto, skutecznie oraz po ludzku. Tak, by treści zapadały w pamięć, trafiały do klientów, a jednocześnie zajmowały wysokie pozycje w wyszukiwarkach. Zanim jednak zostałam ekspertką od słów i SEO, swoją drogę zaczynałam jako wirtualna asystentka. Własny biznes zbudowałam dzięki dotacji z UP, co opisałam w kompendium wiedzy Jak otrzymać dofinansowanie z urzędu pracy i rozwinąć skrzydła. Dziś łączę analityczne myślenie z lekkim piórem, przekuwając myśli i pomysły moich klientów w dobrze działające zdania, które algorytmy Google chcą pokazywać, a ludzie czytać.

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

FAQ – najczęstsze pytania o wydatki z dotacji PUP