Jak zacząć pracować jako wirtualna asystentka? Moja historia

Wirtualna asystentka to zawód, który zdobywa coraz większą popularność. Zyskuje uznanie wśród przedsiębiorców, freelancerów i twórców online, którzy uświadamiają sobie, że mogą znacznie więcej zdziałać z pomocą drugiej osoby – partnera w pracy, który wesprze w codziennych działaniach. Wiedzą, doświadczeniem i umiejętnościami. To zajęcie, które staje się pomysłem na życie dla kolejnych kobiet i mężczyzn (choć ci drudzy są w tej branży w zdecydowanej mniejszości). Kusi możliwością pracy zdalnej – na własnych zasadach i za dobre pieniądze. Z szansą na ciągły rozwój i w dowolnych godzinach pracy. Jak zatem zacząć pracować jako wirtualna asystentka?

Nie ma jednej uniwersalnej recepty, ale podzielę się z Tobą moją historią. Uprzedzam – nie jest ona najkrótsza, dlatego zaparz sobie kawę lub herbatę. Albo nalej szklankę wody, jeśli wolisz. A potem usiądź wygodnie i przeczytaj historię dziewczynki, która pragnęła wspierać świat i innych, więc jako dorosła kobieta podjęła pracę wirtualnej asystentki. 😊

SPIS TREŚCI:

1. Dawno, dawno temu, gdy zawód wirtualnej asystentki jeszcze nie istniał
2. Liczenie zamiast leczenia, czyli jak zaczęłam pracować zawodowo
3. Spełnianie marzeń, ale jeszcze nie o wirtualnej asyście
4. A może sprawdzę „ciepłą posadkę” w urzędzie?
5. Przygoda z biznesem online i początek pracy zdalnej
6. Wiosna 2020, nowa rzeczywistość i nieśmiały pomysł, by zostać wirtualną asystentką
7. Jak się przygotować, by zacząć pracować jako wirtualna asystentka?
8. Co było impulsem, by wreszcie zacząć pracę jako wirtualna asystentka, a nie tylko ją planować?
9. Własna działalność gospodarcza a pierwsi klienci
10. Słowo (albo dwa) na zakończenie, jeśli chcesz zacząć pracować jako wirtualna asystentka

Dawno, dawno temu, gdy zawód wirtualnej asystentki jeszcze nie istniał

Odkąd pamiętam, chciałam być nauczycielką. Dzielić się wiedzą, pomagać innym i ich wspierać. I oczywiście uzupełniać dzienniki, sprawdzać zeszyty i pisać na tablicy. Bawiłam się w szkołę z innymi dziećmi, z misiami, sama. To był mój świat.

Kolejne wielkie marzenie?
Zostanę fryzjerką! Czesałam lalki, wymyślałam fryzury i wyobrażałam sobie, jak strzygę eleganckie panie, które z uśmiechem wychodzą z mojego salonu fryzur. I wracają do mnie ze swoimi koleżankami. Piją kawkę, wesoło rozmawiają, a ja robię cuda na ich głowach, dając im radość i dobre samopoczucie.
Och, jak ja o tym marzyłam. Dopóki ktoś z dorosłych nie „wytłumaczył” mi, że to taka wstrętna praca, bo trzeba grzebać w brudnych włosach i można zarazić się wszami. Nie wiedziałam wówczas, co to wszy, ale brzmiało groźnie i okropnie. Ponadto ja wtedy wierzyłam dorosłym, więc zakończyłam swoją karierę stylistki fryzur, zanim na dobre ją rozpoczęłam.

Jednak największym pragnieniem było leczenie ludzi. Najpierw chciałam zostać chirurgiem, potem pediatrą. Pomagać innym, dbać o nich i sprawiać, że ich życie będzie lepsze. I jako kilkuletni szkrab wyobrażałam sobie przed snem, że znajduję lek na śmiertelne choroby. Już nikt nigdy więcej nie zachoruje, a ja za swój wielki wkład w medycynę dostanę… Oscara. Tak, dobrze czytasz – Oscara. 🙂 Jako kilkulatka z misiem pod pachą myślałam, że to najważniejsza nagroda na świecie w każdej dziedzinie i każdy o niej marzy.

Liczenie zamiast leczenia, czyli jak zaczęłam pracować zawodowo

Nie zostałam jednak lekarzem. Nie będę Cię tutaj zanudzać szczegółami, jak to się stało. Jest to chyba jednak dobry moment, żeby zdradzić Ci, że nie dostaniesz ode mnie gotowego przepisu, jak zacząć pracę jako wirtualna asystentka. Dlaczego? Bo taki po prostu nie istnieje. Ale pokażę Ci, jakie kroki w moim zawodowym życiu zaprowadziły mnie do świata wspierania biznesu online. Może odnajdziesz w tej historii siebie i kroki ku swojej działalności?

Skończyłam studia ekonomiczne i… wystartowałam w okienku kasowym w banku. Trochę falstart, a trochę życie. Bywa i tak. W sumie to było ciekawe doświadczenie, tym bardziej że to właśnie wtedy przez moje ręce codziennie przechodziły takie ilości pieniędzy, których nie widziałam już nigdy więcej. Mam nadzieję, że jeszcze wszystko przede mną.😁

Kierownictwo banku stwierdziło jednak, że można lepiej wykorzystać moje predyspozycje, więc zostałam sprzedawcą kredytów mieszkaniowych i pożyczek gotówkowych. W pierwszej chwili czułam się jak przysłowiowa ryba w wodzie. Z łatwością opanowywałam przepisy bankowe, finansowe czy budowlane oraz zadamawialam się w nowym środowisku pracy. Przede wszystkim zaś świetnie rozpoznawałam potrzeby klientów, których pojawiało się sporo. Ich obsługa nie miała dla mnie tajemnic.

Szybko jednak okazało się, że nie potrafię się odnaleźć w dzwonieniu do nich z ofertą o każdej porze dnia (i prawie nocy). Codziennie dostawałam długą listę przypadkowych nazwisk. Przy każdym z nich musiałam zaznaczyć wynik rozmowy – najlepiej pozytywny, a później przed przełożonym rozliczyć się ze wszystkich przeprowadzonych rozmów i realizacji zadań. Wytłumaczyć, dlaczego przykładowy Jan Kowalski nie przyjdzie na drugi dzień na rozmowę w spawie pożyczki.

Do tej pory mam uraz do wykonywania telefonów i takiej pracy. Coraz bardziej podkręcane plany sprzedażowe i kilka innych „drobiazgów” sprawiły, że postanowiłam odejść z banku i realizować swoje własne cele.

Spełnianie marzeń, ale jeszcze nie o wirtualnej asyście

W międzyczasie zrobiłam podyplomówkę z public relations i uczestniczyłam w wielu fantastycznych zajęciach. Do tej pory wspominam pracę przed kamerą z Grzegorzem Miecugowem. Moim zadaniem było wcielenie się w rzecznika prasowego, który miał reprezentować firmę mierzącą się z potężnym kryzysem wizerunkowym i marketingowym (wymyślonym przez pana Grzegorza). Potem całą grupą oglądaliśmy nasze nagrania, a pan Grzegorz udzielał nam wskazówek i podpowiadał, co poprawić. Zapytał mnie, jak długo pracuję w branży, gdzie szkoliłam swoje umiejętności z marketingu i zdobywałam doświadczenie. Jego mina oraz ciepłe słowa, gdy mu powiedziałam, że pierwszy raz występuję w takiej roli – bezcenne!

Marzyłam też o uczeniu innych i dzieleniu się wiedzą. Skończyłam zatem podyplomowe studia z przygotowania pedagogicznego. Jednak pierwszy etat w szkole pechowo przeleciał mi koło nosa. Widocznie wtedy los zdecydował, że zawód nauczyciela nie jest mi pisany.

A może sprawdzę „ciepłą posadkę” w urzędzie?

Zależało mi na stabilnej pracy i nie myślałam o pracy na własny rachunek czy home office. Jak to połączyć z potężną dawką przeróżnych emocji? I poczuć się trochę jak w filmie? Pracować w wydziale karnym w sądzie okręgowym. Potężnym szokiem okazało się jednak zderzenie mojej spokojnej codzienności ze światem z akt sądowych. Na sali rozpraw nieraz przecierałam oczy ze zdumienia. Cierpła mi skóra, zasychało w gardle i niejedna łza spłynęła ukradkiem po policzku. Wiele razy nie mogłam uwierzyć, że tuż obok dzieją się takie okropieństwa. Byłam świadkiem wielu dramatów. Niektóre sprawy i ofiary pamiętam do dziś.

Jednak to właśnie wtedy, notując przebieg rozprawy, nauczyłam się pisać szybciej niż myśleć, a myślę bardzo szybko. Poznałam wiele ciekawostek z takich dziedzin jak medycyna sądowa czy psychiatria. Zorganizowałam dziesiątki wokand. Przygotowałam setki (albo raczej tysiące) pism, wezwań, nakazów, zawiadomień. Bez pomyłki, bo jej pojawienie się było zbyt kosztowne – groziło nawet wypuszczeniem oskarżonego na wolność czy brakiem prawomocności wyroku. Ogromny kaliber odpowiedzialności, dlatego rzetelność i terminowość stały się moim drugim ja. Plus umiejętna organizacja pracy własnej.

W końcu jednak zrezygnowałam z tak zwanej „ciepłej posadki” w urzędzie. Dlaczego? Bo potworne i dramatyczne sceny wolę oglądać w filmie (a i tu robię to rzadko), a nie być ich świadkiem na co dzień w pracy. Tym bardziej odkąd zostałam mamą.

Przygoda z biznesem online i początek pracy zdalnej

I tak oto przyszedł czas na e-commerce. Własne rękodzieło? Opisy na stronę? Zdjęcia produktowe? Sprzedaż? Obsługa klienta? Faktury i wysyłki? Księgowość? Obowiązki administracyjne?Przez długi czas to była moja codzienność, w której świetnie się odnalazłam. Samodyscyplina, zarządzanie projektami i dbanie o swoich klientów. Ogrom zdobytego doświadczenia. Co więcej, na swoim koncie mam ponad 30 000 sprzedanych produktów na Allegro i żadnego negatywnego komentarza. Czołówkę rankingu Allegro w swojej kategorii i rozpoznawalność marki. Czy to nie jest właśnie początek historii o tym, jak zacząć pracować jako wirtualna asystentka?😊

Wówczas tego jeszcze nie wiedziałam. Ale już wtedy opierałam działania na budowaniu relacji. Nie tylko z potencjalnymi klientami, ale także z ludźmi z drugiego końca świata. To właśnie z dostawcami z Chin negocjowałam stawki i ustalałam zasady dostaw, które były wymagane w Polsce. Nie było łatwo, ale bywało zabawnie – czasem czułam, że naprawdę mówimy do siebie w różnych językach.

Wiosna 2020, nowa rzeczywistość i nieśmiały pomysł, by zostać wirtualną asystentką

Niestety coraz częściej czułam, że utknęłam i nie chcę już tworzyć rękodzieła. Przestało mi to sprawiać frajdę i było coraz bardziej męczące. Podjęłam trudną decyzję – postanowiłam, że kończę ten etap. Potrzebowałam zrobić dwa kroki wstecz, żeby wrócić na właściwe tory. Odetchnęłam z ulgą, odpoczęłam i przygotowywałam się do ponownego wkroczenia na rynek pracy. Zaczęłam wysyłać CV w poszukiwaniu nowego etatu.

I właśnie wtedy świat się zatrzymał, a nas zamknięto w domach. Pamiętna wiosna 2020. To nie był czas na szukanie pracy. Tym bardziej że dostałam nową, wymagającą rolę – zostałam nauczycielką własnej córki, która była wtedy w pierwszej klasie szkoły podstawowej.

Kiedy na nowo ułożyliśmy nasze życie rodzinne i życie w ogóle, pojawiła się we mnie tęsknota za pracą i zawodowymi wyzwaniami. Połączona z lękiem, czy sobie poradzę. I te kotłujące się pytanie w głowie. Co ja umiem? Co ja wiem? Do czego się nadaje? I strach przed jutrem. Nie było wiadomo, co nas ludzi czeka. W każdej chwili znów mogli nas pozamykać. Na jak długo?

Zaczęłam szukać możliwości pracy zdalnej. Przypomniałam sobie, że kiedyś brałam udział w rekrutacji u znanej blogerki i przedsiębiorczyni. Dotarłam do finałowej dziesiątki i rozmawiałam z osobą znaną z Internetu. Piękna przygoda, która z czasem otworzyła mi oczy. Nie dostałam tej pracy, ale w mailu, jaki otrzymałam na koniec rekrutacji, przeczytałam kilka ciepłych słów o sobie i o swoich kompetencjach.

Te słowa wtedy we mnie zagrały i uświadomiłam sobie, że świat online od dawna jest mi bliski. Przecież od tylu lat śledziłam, co się w nim dzieje. Obserwowałam twórców na Facebooku, Instagramie i stronach internetowych. Czytałam ich blogi i newslettery. Uczestniczyłam w webinarach. Pochłaniałam wiedzę i szlifowałam nowe umiejętności. Social media, WordPress, tworzenie portfolio, odpowiednie umiejętności techniczne, twarde i miękkie, narzędzia pracy takie jak Asana czy Trello.

Gdy to zrozumiałam, głowa mi parowała. Zastanawiałam się, jak to wszystko połączyć, wykorzystać i przekuć w zajęcie, które przyniesie mi radość, satysfakcję i pieniądze. Żeby sobie pomóc, zrobiłam testy kompetencji w urzędzie pracy oraz test Gallupa, by poznać swoje talenty i wybrać zawód.

Jak się przygotować, by zacząć pracować jako wirtualna asystentka?

Hasła „zdalne wsparcie”, „wirtualna asystentka”, „WA” pojawiały się w internecie coraz częściej i były odmieniane przez wszystkie przypadki. Sprawdziłam, kim jest wirtualna asystentka. I pomyślałam, że to jest może właśnie to, czego potrzebuję. Przekopałam Internet w poszukiwaniu informacji, jak zacząć pracować jako wirtualna asystentka – by ustalić, jakich umiejętności i narzędzi do pracy zdalnej potrzebuję.

W dzisiejszych czasach wiedza jest w zasięgu ręki. Wystarczy tylko po nią sięgnąć. Czytałam, słuchałam, chłonęłam. Zapisałam się do kilku grup na Facebooku dotyczących wirtualnej asysty. Obserwowałam agencje wirtualnych asystentek oraz dziewczyny, które już działy w branży i odsłaniały jej kulisy. Mam szczęście spotykać w sieci ludzi, którzy dzielą się ze mną swoją wiedzą, doświadczeniem i dobrym słowem. Nigdy nie odmówili mi pomocy. Niektórzy wspierali i zachęcali do kolejnych ruchów.

Lubię wiedzieć, zbierać informacje, więc pytałam, zdobywałam wiedzę i układałam w głowie plan. Tylko niestety nie potrafiłam wystartować. Ciągle wydawało mi się, że za mało wiem, że jeszcze potrzebuję czasu, by zdobyć odpowiednie umiejętności, że nie mam swojej strony internetowej, że inni wiedzą więcej, że nie dam rady się przebić ze swoimi usługami, że nie umiem dotrzeć do klientów. Niestety wątpliwości oraz pytania drążyły moją głowę, blokowały i nie czułam się na siłach, by zacząć działalności jako wirtualna asystentka.

Co było impulsem, by wreszcie zacząć pracę jako wirtualna asystentka, a nie tylko ją planować?

Na jednym z webinarów, w którym uczestniczyłam, usłyszałam, żeby wystartować z tym, co mam, bo przecież możesz wykorzystać to, co już wiesz i umiesz. To były tak proste i oczywiste słowa, ale dopiero, gdy je usłyszałam na głos, od kogoś innego, zrozumiałam, że zawsze będzie coś, czego nie umiem. Coś, co ktoś umie bardziej niż ja.

Nigdy nie będę wiedzieć wszystkiego, ale przecież mogę się nauczyć. Jutro, pojutrze, za miesiąc. Wzięłam kartkę i podzieliłam ją na trzy kolumny. Wypisałam rzeczy, które umiem bardzo dobrze, które umiem tak trochę oraz te, których nie umiem, ale chciałabym się nauczyć. Kiedy wynotowałam wszystko czarno na białym, okazało się, że zawartość pierwszej kolumny jest całkiem spora.

Uśmiechnęłam się z wdzięcznością do siebie i poklepałam po plecach. Przygotowałam szablon pierwszej oferty, którą wysłałam. Potem drugą i trzecią. Zdobyłam pierwszych klientów, pierwsze zlecenia i zaczęłam pracować z domu. Rozliczałam się przez Useme. Opinia zadowolonej klientki, a także kolejne zadania od niej uniosły mnie do góry. Przebiłam swój szklany sufit oraz jak to się dziś ładnie mówi – wyszłam ze swojej strefy komfortu.

I wtedy zrozumiałam, że też tak pragnę działać. Chcę dmuchać w skrzydła tym, którzy swoją wiedzą, zapałem, piękną duszą i umysłem sprawiają, że świat jest lepszym miejscem, a ludzie częściej się uśmiechają. Razem możemy sięgać wyżej, prawda?

Własna działalność gospodarcza a pierwsi klienci

Dziewczyny, które uczą, jak zacząć pracować jako wirtualna asystentka, radzą, żeby najpierw znaleźć klientów i wystarczającą liczbę zleceń. A dopiero potem rozpocząć swoją działalnosci gospodarczej i zakładać swój biznes. Czy tak właśnie zrobiłam? Nie do końca. Lubię czasem chodzić własnymi ścieżkami.

Co więcej, są chwile, które zmieniają wszystko. Pamiętam ten dzień, jakby to było wczoraj. Jeden z tych poranków, kiedy jedyne, na co masz ochotę, to wypić gorące kakao i schować się pod ukochanym kocem z wysłużonym rogiem. N. była w szkole, A. krzątał się po domu. Snułam się, całą sobą pokazując mężowi, jak bardzo jestem zmęczona i zniechęcona. Powiedział: „Połóż się. Odpocznij”. A potem przyniósł koc, otulił, położył się obok. I po chwili zasnął.😁

A ja? Rzucałam się po łóżku, a w głowie rozpędzały się myśli o planach podboju świata online. I wtedy zrozumiałam, że już ich nie zatrzymam. Mogłam zapomnieć o śnie. Kiedyś kolega stwierdził, że mój umysł działa jak akcelerator myśli i to jego porównanie to jest strzał w dziesiątkę. Z 200 metrów.

Złapałam telefon. Zaczęłam przeglądać strony, sprawdzać różne rzeczy, dzwonić. Szał w oczach i ogień w głowie.

Kiedy mój mąż wkrótce się obudził, przekonany, że spaliśmy razem, zobaczył mnie z nieposkromionym włosem i z rumieńcem na twarzy. A potem usłyszał: „Kochanie otwieram własną firmę. Składam wniosek o dotację”. Wyobrażasz sobie jego minę?

To był czwartek, a w poniedziałek ruszał w urzędzie pracy nabór na dofinansowanie własnego biznesu. Miał trwać dwa tygodnie. We wtorek, dzień po jego starcie, złożyłam kompletny wniosek z wszystkimi załącznikami, by dostać pieniądze na założenie działalności gospodarczej. Jak to zrobiłam? Opowiadam o tym w podlinkowanym powyżej wpisie, do którego serdecznie Cię zapraszam.

Słowo (albo dwa) na zakończenie, jeśli chcesz zacząć pracować jako wirtualna asystentka

Chcę Ci przede wszystkim napisać, że jeśli uważasz, że wirtualna asysta to jest praca dla Ciebie i chcesz wspierać zawodowo innych, próbuj. Czytaj, szukaj informacji, sprawdzaj. W sieci znajdziesz mnóstwo wiedzy (darmowej i płatnej) oraz historie innych osób, które były kiedyś w podobnym miejscu. I zastanawiały się, jak zacząć pracować jako wirtualna asystentka. Czuły niepewność, targały nimi wątpliwości, a pytania kotłowały im się w głowie.

Ja też tam byłam. I wiem, jak tam jest. Ale znam też inne miejsce – to o kilka kroków dalej, w którym się znalazłam, kiedy mimo strachu zaczęłam działać. I coś Ci powiem. Tu, gdzie jestem, to jest bardzo fajna miejscówka. 😊

Wierzę, że w każdym z nas tkwi ogromny potencjał. Czasem tylko potrzebuje wsparcia, ciepłego słowa i pomocy, żeby się rozwijać, żeby odnaleźć swoje miejsce. W pracy i w życiu. Dlatego, choć nie leczę (ani nie czeszę) ludzi, to jednak wspieram innych, dzieląc się swoją wiedzą, umiejętnościami i doświadczeniem. I uśmiecham się do tej małej dziewczynki, która z wypiekami na twarzy na wymyślonej tablicy pokazywała misiom, jak się pisze i liczy. I na pewno uśmiechnę się jeszcze bardziej, jeśli zostawisz tutaj swój komentarz. Jestem bowiem ciekawa Twojej historii i drogi do miejsca, w którym obecnie jesteś. Chętnie o tym poczytam.

Pozdrawiam ciepło
Magda

Magdalena Kotara – copywriterka SEO, strateg treści i specjalistka od widoczności w Google

Pomagam markom osobistym, firmom zaplanować komunikację i pisać o sobie prosto, skutecznie oraz po ludzku. Tak, by treści zapadały w pamięć, trafiały do klientów, a jednocześnie zajmowały wysokie pozycje w wyszukiwarkach. Przygodę ze światem online zaczęłam jako wirtualna asystentka, która otworzyła własny biznes dzięki dotacji z urzędu pracy, co opisałam w kompendium wiedzy Jak otrzymać dofinansowanie z urzedu pracy i rozwinąć skrzydła. Po latach doświadczeń i podnoszenia kwalifikacji działam jako ekspertka od słów, która przekuwa myśli oraz pomysły innych w dobrze działające zdania.